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电子档案

摘要

北京理想固网科技股份有限公司电子档案采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术,实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统,为档案资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证。

背景介绍

21年2月22日,国家档案局联合四部委发布《进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》,面对全面开启的财务、税务、档案数智化变革,企业应如何建立适配自身的业财税档一体化体系,以应对面向未来的变革趋势?

对于企业而言,随着专票电子化不断推广应用,需更加严肃地看待电子会计凭证管理。企业接收的所有票据票证、税务发票、非税凭证将全面电子化,很多省份已经启动了财政票据,如收据、罚单等电子化建设。由此可见,一系列电子票据的总归口-会计电子档案的建设已迫在眉睫。

解决方案介绍

北京理想固网科技股份有限公司电子档案依据国家法律、法规、标准以及相关规定,以电子介质存储,实现纸质档案以电子形式进行保存,进行全流程管理(采集、立卷、归档、接收、入库、保管、变更、销毁、移交和转储),进行自动归档,实现共享调阅,实现档案电子化。电子档案作为财务信息化建设最后一公里的保障,为企业财务管理的自动化、数字化、智能化提供坚实基础。

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客户收益

档案全流程管理

电子档案进行全流程管理(采集、立卷、归档、接收、入库、保管、变更、销毁、移交和转储),系统可实现会计凭证、账簿、报表及原始资料的自动归档,归档内容包括电子文件及其元数据。利用电子凭证功能,配合扫码枪等设备,使凭证自动匹配报账单,实现纸质会计资料顺序归档,节省企业人力物力,规范档案管理。

档案数据安全管理

电子档案系统符合国家四性检测要求,即档案真实性、安全性、完整性、可用性检测,生成检测日志;引入电子签章,确保电子数据的权威性;嵌入水印、二维码等前沿技术确保数据安全;基于保密信息等级及分级授权设计,规避内控风险;操作日志记录用户操作,赋予权限进行监控查询,强化安全保障。

档案高效检索借阅

档案检索提供全文检索、组合检索功能,对档案内容及著录信息进行多维度检索,提高检索速度与效率,实现信息线上共享。同时,电子档案实现实物借阅与电子借阅联动管理,在借阅期限内可查阅相关权限的电子档案,若有实物档案借阅可进行实物出库邮寄,实现异地借阅。

建设3D虚拟库房

利用3D模型搭建场景,可视化展现各档案室存放情况,模拟档案密集架和档案柜的不同表现形式。实现企业对档案资料的上架、查找、盘点等功能操作,有效跟踪控制档案实物管理全过程;可穿透档案柜,联查报账单、凭证、原始单据的影像资料,实现档案管理的智能可视、准确定位。同时,系统提供统计分析看板,可出具各个维度的档案统计图表,助力企业档案管理。